Het Incassotraject in 4 stappen

Veel mensen vragen het zich af: hoe werkt dat nou zo’n Incassotraject? Om die vraag te beantwoorden hebben wij deze korte blog geschreven. Aan de hand van vier stappen proberen wij u zo duidelijk mogelijk uit te leggen welke stappen er ondernomen worden om uw incassozaak succesvol af te ronden.

1. Online uw incassozaak indienen

Uw onbetaalde factuur kunt u online indienen via onze website of direct per e-mail. Wij ontvangen graag een kopie van uw openstaande facturen. Beschikt u over een e-mailadres en telefoonnummer van uw klant? Dan ontvangen wij deze ook graag. Dit verhoogt namelijk de kans van slagen op het incasseren van de factuur. Als we deze informatie direct hebben, kunnen we op meerdere manieren contact zoeken met uw klant.

2. Online uw incassozaak volgen

U ontvangt direct een e-mail met een ontvangstbevestiging van uw incasso-opdracht. Vervolgens kunt u direct in uw persoonlijke online portaal uw incassozaken volgen. In dit portaal zijn er verschillende functionaliteiten om uw gebruikersgemak te optimaliseren.

3. Incassospecialist start het incassotraject

Om uw factuur te innen, nemen wij in korte tijd meerdere keren contact op met uw klant. Dit doen we per post, e-mail en per telefoon. Wij vragen uw klant om de factuur zo snel mogelijk te betalen, inclusief rente en incassokosten. Is uw klant van mening dat hij een reden heeft om niet te betalen? Dan nemen wij contact met u op en bespreken we mogelijke vervolgstappen.

4. Incasso-opdracht afgerond

Het buitengerechtelijke incassotraject neemt gemiddeld 36 dagen in beslag (peiling 2017). Vaak leidt dit tot een goede oplossing (94% in 2019): de klant heeft de openstaande factuur volledig of deels betaald of we hebben een betalingsregeling met hem afgesproken. Blijft de betaling uit? Dan nemen wij contact met u op en bespreken we de mogelijke vervolgstappen.

Hopelijk heeft u nu een helder beeld welke stappen er worden ondernomen in het incassotraject. Indien u nog geen helder beeld van het incassotraject heeft, kunt u natuurlijk altijd even contact met ons opnemen.

‘En dan reageren ze ineens wel’

Regelmatig krijgen wij bij Incassonet zaken overgedragen met daarbij de mededeling ‘Ik denk niet dat het iets wordt, want de niet-betalende klant is totaal niet bereikbaar’. Dit soort meldingen triggert ons natuurlijk enorm, want wij weten als geen ander dat sommige debiteuren heel erg goed zijn in verstoppertje spelen.

Kennisgeving richting debiteur

Bij Incassonet starten wij onze incassotrajecten altijd met een sommatie: een brief waarin wij melden dat wij de zaak hebben overgenomen en dat de debiteur vanaf nu ook incassokosten en rente is verschuldigd. De debiteur krijgt zeven dagen de tijd om de vordering te voldoen.

Zoeken en benaderen

Ondertussen gaat een incassospecialist aan de slag met de gegevens van de debiteur. Kunnen we meer telefoonnummers vinden? Is er eventueel een mobiel nummer te traceren? Mocht betaling binnen de gestelde zeven dagen uitblijven, dan gaan we de debiteur benaderen. Omdat wij de sommatie vaak ook direct per aangetekende e-mail versturen kunnen wij zien of deze e-mail is ontvangen en gelezen door de debiteur: erg handige informatie.

En dan reageren ze ineens wel

In de praktijk komt het vaak voor dat een niet-betalende klant na onze eerste brief toch ineens gaat reageren. Vaak omdat ze schrikken van het feit dat er nu een derde (gespecialiseerde) partij bij betrokken is. Dit noemen wij het derdensignaal. Reageert een niet-betalende klant niet uit zichzelf, dan weten wij, door de inzet van verschillende kanalen, de niet-betalende klant uiteindelijk toch wel te bereiken. Door in gesprek te komen weten we meestal tot een goede oplossing in de zaak te komen.

In onze video, welke is uitgezonden op RTL 7, vertellen wij meer over deze vormen van communicatie:

Klantvriendelijk incasseren, bestaat dat?

Steeds meer mensen weten de weg naar het incassobureau te vinden, althans zo ervaren wij bij Incassonet. Dit komt omdat het incassobureau lang niet meer wordt gezien als ‘harde hand’ richting niet betalende klanten, maar juist als intermediair om tot een goede oplossing te komen bij non-betaling.

Klantvriendelijke benadering helpt

Incassonet doet er alles aan om persoonlijk met uw debiteur in contact te komen. Persoonlijk contact zorgt namelijk voor betere resultaten en hogere gunning van uw debiteur. Door een klantvriendelijke benadering en een open gesprek met de debiteur kunnen er naar oplossingen worden gezocht en houden alle partijen een beter gevoel over aan de zaak.

Met onderstaande video leggen wij u graag uit hoe wij werken en waarom Incassonet ook u kan helpen met een klantvriendelijke incasso-oplossing.