Digitaal factureren, binnenkort verplicht?

Ondernemingen die opdrachten doen in het bedrijfsleven, kunnen het verzoek krijgen om vanaf 18 april 2019 hun factuur elektronisch in te dienen.

Met e-factureren wordt bedoeld rekeningen digitaal sturen en ontvangen, dus niet langer op papier. Rekeningen als pdf naar elkaar mailen is dus al e-factureren.

Voordelen van e-factureren

Onderstaand zijn een paar voordelen genoteerd.

  • Verwerking gaat automatisch, wat het gemakkelijker maakt.
  • Het proces zal sneller gebeuren, dit omdat papierwerk achterwege blijft.
  • Er worden minder fouten gemaakt, het gebeurt niet meer handmatig.
  • Goedkoper, je betaald geen print en portokosten meer
  • Je draagt je steentje bij aan het milieu, minder papierverbruik betekend minder Co2 uitstoot.

Voor uitgebreide informatie kunt u ook terecht op Pianoo. Hier is van alles te vinden hoe u aan de slag kunt met e-factureren. Tevens is er terug te vinden hoe de ontwikkeling heeft plaatsgevonden. Deze website wordt door de overheid aanbevolen aan gemeentes.

Aan welke eisen moet een e-factuur voldoen

Tevens zijn er bij E-facturatie ook bepaalde eisen waar de factuur aan moet voldoen. De eisen zijn zeer vergelijkbaar met die van een reguliere factuur. Maar toch is het net even wat anders.

  • Zowel papieren als elektronische facturen en digitale handtekeningen., dienen 7 jaar te worden bewaard.
  • De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Net als bij papieren facturen moet u digitale facturen kunnen overhandigen als een inspecteur daar bij een controle om vraagt.
  • De factuur moet origineel en rechtschapen zijn (u moet kunnen aantonen dat de factuur door afzender is verstuurd en niet is gewijzigd).
  • Facturen moeten bewaard worden in de vorm waarin deze zijn ontvangen. Een digitale factuur moet dus elektronisch worden opgeslagen;
  • De ontvanger moet akkoord gaan met het feit dat hij/zij een elektronische factuur toegestuurd krijgt. Is deze niet akkoord gegaan met het ontvangen van een elektronische factuur? Dan mag de e-factuur worden geweigerd.
  • Op een factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan

Advies van de overheid

Ook raad de overheid aan om de volgende stappen te volgen om e-factureren succesvol te implementeren.

  • Stel een projectleider aan
  • Maak een projectplan
  • Informeer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden
  • Analyseer de impact op uw administratieve proces
  • Maak budget vrij
  • Betrek de OR bij uw plannen
  • Communiceer uw plan intern maar ook extern (crediteuren!)
  • Voer het plan uit.