De eerste stap bij niet betalende klanten: de aanmaning

Heeft u wel eens last van niet betalende klanten, zelfs na het versturen van betalingsherinneringen? De eerste stap die u zelf kunt zetten, is het versturen van een laatste aanmaning. Een aanmaningsbrief is een schriftelijke berichtgeving die u stuurt voordat er incassokosten in rekening gebracht worden. In deze brief brengt u uw klant (lees: debiteur) op de hoogte van de extra incassokosten die volgen indien hij/zij niet binnen de aangegeven betaaltermijn betaalt.

Eerst herinneren, dan aanmanen

Het is belangrijk om goed contact te onderhouden met uw klanten. Direct een aanmaning sturen met bijkomende (incasso)kosten, draagt niet bij aan de relatie met uw klant en die is natuurlijk het belangrijkste. Daarom raden wij altijd aan om eerst schriftelijk of telefonisch contact op te nemen met het verzoek de openstaande factuur (alsnog) te voldoen. Zo kunt u tegelijkertijd nagaan wat de oorzaak van het niet-betalen is. Als er een reden is (geweest) voor het uitblijven van de betaling, is het verstandig om deze eerst op te lossen voordat u uw klant een betalingsherinnering stuurt. Maar wacht ook niet te lang met het herinneren van uw debiteur. Het is verstandig om standaard een vast aantal dagen, nadat de betalingstermijn van een factuur is verstreken, een betalingsherinnering te sturen. Een periode van maximaal vijf dagen is daarbij een goed uitgangspunt.

Is uw debiteur een consument en wilt u deze een aanmaning versturen, dan dient u de zogenoemde WIK-brief te versturen. De WIK-brief is eigenlijk een laatste aanmaning, speciaal voor consumenten. In de WIK-brief geldt een termijn van 15 dagen na ontvangst, waarin uw debiteur de kans krijgt alsnog de facturen zonder bijkomende incassokosten te voldoen.

In ons volgende blog gaan wij verder in op het versturen van de WIK-brief, maar gaan wij ook in op de eisen die gelden voor het versturen van deze brief.