Het Incassotraject in 4 stappen

Veel mensen vragen het zich af: hoe werkt dat nou zo’n Incassotraject? Om die vraag te beantwoorden hebben wij deze korte blog geschreven. Aan de hand van vier stappen proberen wij u zo duidelijk mogelijk uit te leggen welke stappen er ondernomen worden om uw incassozaak succesvol af te ronden.

1. Online uw incassozaak indienen

Uw onbetaalde factuur kunt u online indienen via onze website of direct per e-mail. Wij ontvangen graag een kopie van uw openstaande facturen. Beschikt u over een e-mailadres en telefoonnummer van uw klant? Dan ontvangen wij deze ook graag. Dit verhoogt namelijk de kans van slagen op het incasseren van de factuur. Als we deze informatie direct hebben, kunnen we op meerdere manieren contact zoeken met uw klant.

2. Online uw incassozaak volgen

U ontvangt direct een e-mail met een ontvangstbevestiging van uw incasso-opdracht. Vervolgens kunt u direct in uw persoonlijke online portaal uw incassozaken volgen. In dit portaal zijn er verschillende functionaliteiten om uw gebruikersgemak te optimaliseren.

3. Incassospecialist start het incassotraject

Om uw factuur te innen, nemen wij in korte tijd meerdere keren contact op met uw klant. Dit doen we per post, e-mail en per telefoon. Wij vragen uw klant om de factuur zo snel mogelijk te betalen, inclusief rente en incassokosten. Is uw klant van mening dat hij een reden heeft om niet te betalen? Dan nemen wij contact met u op en bespreken we mogelijke vervolgstappen.

4. Incasso-opdracht afgerond

Het buitengerechtelijke incassotraject neemt gemiddeld 36 dagen in beslag (peiling 2017). Vaak leidt dit tot een goede oplossing (94% in 2019): de klant heeft de openstaande factuur volledig of deels betaald of we hebben een betalingsregeling met hem afgesproken. Blijft de betaling uit? Dan nemen wij contact met u op en bespreken we de mogelijke vervolgstappen.

Hopelijk heeft u nu een helder beeld welke stappen er worden ondernomen in het incassotraject. Indien u nog geen helder beeld van het incassotraject heeft, kunt u natuurlijk altijd even contact met ons opnemen.

Maak kennis met Rowin

Graag stellen we je voor aan Rowin Brand, sinds 2017 werkzaam bij Incassonet. Hij heeft inmiddels zijn diploma bedrijfsadministratie in de pocket en gaat na de zomer zelfs beginnen aan zijn HBO Finance & Control. Tijd om hem een paar vragen te stellen.

Waar ben je mee bezig gedurende de werkweek?

Ik heb veel verschillende taken en werkzaamheden. Ik houd mij onder andere gedurende de week bezig met het verwerken van de ontvangen gelden.  Dit omdat wij ernaar streven om binnen 24 uur de gelden bij de juiste partij te krijgen.  Overzicht en controle houden binnen de organisatie is ook een van mijn specialiteiten. Wanneer er vragen en/of onduidelijkheden voor klanten zijn ben ik ook het aanspreekpunt daarvoor. Samen met de klant zoek ik dan naar oplossingen en antwoorden.

Bij Incassonet krijg ik de tijd en ruimte om mijzelf te ontwikkelen. Ook vind ik de onderlinge communicatie en het samenwerken tussen de verschillende teams een groot pluspunt voor het bedrijf. Wij voelen ons namelijk echt als collectief verantwoordelijk voor de ervaring van de klant! De persoonlijkheid en gedrevenheid die Incassonet hanteert heeft me dan ook vanaf het eerste moment aangetrokken.

Wat onderscheidt jou van een doorsnee financieel medewerker?

Een lastige vraag… Een van mijn betere eigenschappen is dat ik verder denk dan de standaard werkzaamheden en daar ook verantwoordelijkheid voor neem. Ook wil ik het naadje van de kous weten en doe ik daarvoor wat nodig is. Tevens weet ik in het midden van de drukte van de dag mijn hoofd koel te houden en prioriteiten te stellen. Adequaat en snel zoek ik naar oplossingen om mijn collega’s en klanten te helpen. Alles om de klantervaring zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Wat wil je in de toekomst gaan doen?

Na de zomer begin ik met mijn HBO-studie, deze hoop ik te kunnen combineren met mijn werkzaamheden hier bij Incassonet. Hierdoor hoop ik mij nog verder te kunnen ontwikkelen bij Incassonet om ook door te groeien naar een andere functie. Mijn ambitie is om hier nog vele jaren aan de slag te kunnen om samen straks door heel Nederland en misschien later zelfs Europa bedrijven en consumenten te kunnen voorzien van onze dienstverlening.

‘En dan reageren ze ineens wel’

Regelmatig krijgen wij bij Incassonet zaken overgedragen met daarbij de mededeling ‘Ik denk niet dat het iets wordt, want de niet-betalende klant is totaal niet bereikbaar’. Dit soort meldingen triggert ons natuurlijk enorm, want wij weten als geen ander dat sommige debiteuren heel erg goed zijn in verstoppertje spelen.

Kennisgeving richting debiteur

Bij Incassonet starten wij onze incassotrajecten altijd met een sommatie: een brief waarin wij melden dat wij de zaak hebben overgenomen en dat de debiteur vanaf nu ook incassokosten en rente is verschuldigd. De debiteur krijgt zeven dagen de tijd om de vordering te voldoen.

Zoeken en benaderen

Ondertussen gaat een incassospecialist aan de slag met de gegevens van de debiteur. Kunnen we meer telefoonnummers vinden? Is er eventueel een mobiel nummer te traceren? Mocht betaling binnen de gestelde zeven dagen uitblijven, dan gaan we de debiteur benaderen. Omdat wij de sommatie vaak ook direct per aangetekende e-mail versturen kunnen wij zien of deze e-mail is ontvangen en gelezen door de debiteur: erg handige informatie.

En dan reageren ze ineens wel

In de praktijk komt het vaak voor dat een niet-betalende klant na onze eerste brief toch ineens gaat reageren. Vaak omdat ze schrikken van het feit dat er nu een derde (gespecialiseerde) partij bij betrokken is. Dit noemen wij het derdensignaal. Reageert een niet-betalende klant niet uit zichzelf, dan weten wij, door de inzet van verschillende kanalen, de niet-betalende klant uiteindelijk toch wel te bereiken. Door in gesprek te komen weten we meestal tot een goede oplossing in de zaak te komen.

In onze video, welke is uitgezonden op RTL 7, vertellen wij meer over deze vormen van communicatie:

Digitaal factureren, binnenkort verplicht?

Ondernemingen die opdrachten doen in het bedrijfsleven, kunnen het verzoek krijgen om vanaf 18 april 2019 hun factuur elektronisch in te dienen.

Met e-factureren wordt bedoeld rekeningen digitaal sturen en ontvangen, dus niet langer op papier. Rekeningen als pdf naar elkaar mailen is dus al e-factureren.

Voordelen van e-factureren

Onderstaand zijn een paar voordelen genoteerd.

  • Verwerking gaat automatisch, wat het gemakkelijker maakt.
  • Het proces zal sneller gebeuren, dit omdat papierwerk achterwege blijft.
  • Er worden minder fouten gemaakt, het gebeurt niet meer handmatig.
  • Goedkoper, je betaald geen print en portokosten meer
  • Je draagt je steentje bij aan het milieu, minder papierverbruik betekend minder Co2 uitstoot.

Voor uitgebreide informatie kunt u ook terecht op Pianoo. Hier is van alles te vinden hoe u aan de slag kunt met e-factureren. Tevens is er terug te vinden hoe de ontwikkeling heeft plaatsgevonden. Deze website wordt door de overheid aanbevolen aan gemeentes.

Aan welke eisen moet een e-factuur voldoen

Tevens zijn er bij E-facturatie ook bepaalde eisen waar de factuur aan moet voldoen. De eisen zijn zeer vergelijkbaar met die van een reguliere factuur. Maar toch is het net even wat anders.

  • Zowel papieren als elektronische facturen en digitale handtekeningen., dienen 7 jaar te worden bewaard.
  • De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Net als bij papieren facturen moet u digitale facturen kunnen overhandigen als een inspecteur daar bij een controle om vraagt.
  • De factuur moet origineel en rechtschapen zijn (u moet kunnen aantonen dat de factuur door afzender is verstuurd en niet is gewijzigd).
  • Facturen moeten bewaard worden in de vorm waarin deze zijn ontvangen. Een digitale factuur moet dus elektronisch worden opgeslagen;
  • De ontvanger moet akkoord gaan met het feit dat hij/zij een elektronische factuur toegestuurd krijgt. Is deze niet akkoord gegaan met het ontvangen van een elektronische factuur? Dan mag de e-factuur worden geweigerd.
  • Op een factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan

Advies van de overheid

Ook raad de overheid aan om de volgende stappen te volgen om e-factureren succesvol te implementeren.

  • Stel een projectleider aan
  • Maak een projectplan
  • Informeer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden
  • Analyseer de impact op uw administratieve proces
  • Maak budget vrij
  • Betrek de OR bij uw plannen
  • Communiceer uw plan intern maar ook extern (crediteuren!)
  • Voer het plan uit.

Kabinet komt met incassoregister

Er wordt al langer over gesproken, maar de berichten worden steeds concreter: Het kabinet wil met een incassoregister zorgen voor een gecontroleerde incassomarkt. Ook komt er een meldpunt voor misstanden in de incassomarkt, zo is dinsdag bekendgemaakt.

Uiteraard gaat de media gelijk los met leuzen als ‘malafide incassobureaus aanpakken’, want sensatie scoort. De insteek van de plannen gaat echter veel verder dan dat. De maatregelen maken deel uit van de zogenoemde Brede Schuldenaanpak van het kabinet. In het regeerakkoord was al afgesproken dat er een incassoregister komt. De verwachting is nu dat het register in 2021 in werking treedt.

De incassomarkt ligt al jaren onder vuur. Alhoewel de meeste incassobureaus zich aan de wettelijke richtlijnen houden, zijn er nog steeds incassobureaus die soms te hoge incassokosten berekenen. Ook komt het voor dat zij mensen onder grote druk zetten om hun rekeningen te betalen.

Risico op boetes en schrappen van registratie

Alle incassobureaus zijn straks verplicht zich in te schrijven bij het register. Als de bureaus zich niet aan de regels houden, lopen zij het risico op een boete en het schrappen van de registratie.

Het register moet voorkomen “dat kwetsbare schuldenaren geconfronteerd worden met onjuiste incassopraktijken”. Zij kunnen bovendien naar het nieuwe meldpunt stappen als zij klachten hebben over incassobureaus. Dit wordt de komende maanden ingericht.

Incassonet heeft zich altijd ingespannen om de WIK (Wet incassokosten) voor 100% na te leven. Daarnaast focussen wij ons ook op wat wij noemen ‘Klantvriendelijk incasseren’, zoals uitgelegd in onderstaande video. Als landelijke incasso-organisatie juichen wij de komst van een incassoregister dan ook van harte toe.

Klantvriendelijk incasseren, bestaat dat?

Steeds meer mensen weten de weg naar het incassobureau te vinden, althans zo ervaren wij bij Incassonet. Dit komt omdat het incassobureau lang niet meer wordt gezien als ‘harde hand’ richting niet betalende klanten, maar juist als intermediair om tot een goede oplossing te komen bij non-betaling.

Klantvriendelijke benadering helpt

Incassonet doet er alles aan om persoonlijk met uw debiteur in contact te komen. Persoonlijk contact zorgt namelijk voor betere resultaten en hogere gunning van uw debiteur. Door een klantvriendelijke benadering en een open gesprek met de debiteur kunnen er naar oplossingen worden gezocht en houden alle partijen een beter gevoel over aan de zaak.

Met onderstaande video leggen wij u graag uit hoe wij werken en waarom Incassonet ook u kan helpen met een klantvriendelijke incasso-oplossing.

Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

De meeste ondernemers hebben er geen hekel aan: factureren! Je hebt keurig je werkzaamheden uitgevoerd of je product geleverd. Na levering hoop je natuurlijk betaald te worden.

Een factuur maken kan iedere ondernemer, niet iedere ondernemer doet dit echter foutloos. De Belastingdienst stelt eisen aan jouw factuur. In dit artikel leggen wij je uit waarop je moet letten en welke onderwerpen verplicht zijn op jouw factuur.

Jouw eigen bedrijfsgegevens (verplicht)

  • Bedrijfsnaam
  • Volledige adres (straat, huisnummer + toevoeging, postcode & plaats)
  • BTW-nummer

Algemene gegevens (verplicht)

  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Datum waarop je de producten of diensten geleverd hebt
  • Hoeveelheid en soort geleverde producten/goederen
  • De aard en soort geleverde diensten

Gegevens van jouw klant: (verplicht)

  • Bedrijfsnaam
  • Volledige adres (straat, huisnummer + toevoeging, postcode & plaats)

Overige gegevens: (verplicht)

Voor elk Btw-tarief of vrijstelling moet op de factuur staan:

  • Prijs per stuk of prijs per eenheid, exclusief BTW
  • Het toegepaste Btw-tarief (21%, 6% of 0%)
  • De totale prijs/vergoeding (exclusief BTW)
  • Het BTW bedrag (regelniveau)

Optioneel

In sommige gevallen is het verplicht het BTW-nummer van jouw klant op de factuur te zetten, dit is het geval bij leveringen naar andere EU-landen of bij het verleggen van de BTW.

Betaling en termijnen

Het correct vermelden van betalingstermijnen is een must. In ons volgende blog zullen wij hier verder op in gaan en vertellen wij wat goede offertes en algemene voorwaarden voor invloed kunnen hebben op uw facturatie.

Hoe werkt ons klantenportaal?

Bent u klant van Incassonet? Dan heeft ook toegang tot ons uitgebreide online klantenportaal. Met dit klantenportaal heeft u altijd inzicht in uw incassozaken, waar u ook bent. Daarnaast start u gemakkelijk nieuwe incassozaken en communiceert u gemakkelijk met uw persoonlijke zaakbehandelaar.

Hoe werkt het?

Wanneer u zich heeft aangemeld bij Incassonet, ontvangt u uw persoonlijke gegevens om in te loggen in uw eigen klantenportaal. Inloggen kan via https://app.incassonet.nl of via de link op onze website.

Hoe ziet het klantportaal er uit?

Wanneer u bent ingelogd in uw klantenportaal, ziet u meteen een volledig overzicht van uw zaken. U kan zien welke acties wij voor u hebben verricht, welke acties er op de agenda staan en wat wij in uw incassozaken hebben weten te incasseren. Uw zaakinformatie wordt duidelijk weergegeven in overzichten en grafieken, zodat u in een oogopslag zicht heeft op uw incassozaken.

Updates?

Via het klantenportaal informeren wij u real-time over de ontwikkelingen in uw incassozaken. Daarnaast kunnen wij u doormiddel van e-mailalerts actief informeren wanneer er nieuwe informatie beschikbaar is. Zodoende hoeft u zelf niet telkens te checken of er iets is gebeurd, wij laten het u namelijk direct weten.

Benieuwd naar het Incassonet klantenportaal? Maak kosteloos een account aan of neem contact op via 088-2441111

Bereikbaarheid, een schitterend woord

Aan het einde van elk kwartaal doe ik mijn BTW aangifte. Bij voorkeur doe ik dit ‘s ochtends vroeg, voordat de werkdag begint. Zo hoef ik er niet meer aan te denken en ben ik er maar vanaf ook. Helaas ging dit de laatste keer helemaal niet zoals ik gepland had, mijn persoonlijke laptop crashte. Net die laptop waar al mijn BTW aangiftes op staan. Ik hoor je denken: ‘niet in de cloud?!’. Klopt, stom, heb ik van geleerd. Hey, 2 jaar ondernemer he, we blijven leren.

De volgende dag gelijk maar om 8.00 uur de Belastingdienst gebeld. Heb ik ze vast gelijk in mijn mailbox, dacht ik. Twee koffie en een boterham pindakaas later, om 8.40 uur, eindelijk een medewerker aan de lijn. ‘Meneer Verkerk, ik kan u helaas niet helpen, u dient hiervoor een schrijven te sturen met daarin uw verzoek. Wij zullen het verzoek vervolgens beoordelen’. ‘Kan dat niet digitaal *slik* Prima mevrouw, bedankt voor uw tijd. Tuut, tuut, tuut’. Extra balen natuurlijk, dit kost mij meer werk en die tijd wil ik veel liever aan mijn bedrijf en klanten besteden.

Een wijze les, dat zeker. Niet alleen persoonlijk, maar ook voor ons kantoor. De bereikbaarheid bespreek ik dan ook wekelijks met mijn team. Bereikbaarheid staat altijd op de agenda. Wij willen de beste zijn, voor onze opdrachtgevers en voor de debiteur. Daar hoort bereikbaarheid bij. Topsport, dat is het juiste woord. Voor minder dan de top doen we het trouwens ook niet.

Had ik trouwens al verteld dat wij binnenkort verhuizen naar ons nieuwe pand? Pal aan de Hogering in Almere, goed zichtbaar en prima te bereiken. Dus buiten telefoon, e-mail, chat en WhatsApp, bent u ook hier welkom. De koffie staat klaar.