Thuiswerken met Evert-Jan

Nederland werkt momenteel massaal thuis, althans waar dat mogelijk is. Ook de collega’s van de verschillende Incassonet vestigingen proberen zoveel mogelijk de werkzaamheden vanuit huis te verrichten. Vandaag zijn we op bezoek bij Evert-Jan Hagen van Incassonet Nijmegen.

Hoe ziet jouw thuiswerkplek er uit?

Net als heel veel mensen zit ik ook aan de eettafel. Dat lijkt natuurlijk fijn, maar dat is natuurlijk ook de plek waar ik normaal gesproken eet en bijpraat met het gezin. Mijn vrouw werkt momenteel ook thuis, dus dat is wel erg gezellig moet ik zeggen.

Wie zijn jouw ‘thuiscollega’s’? En hoe verdelen jullie de ruimte en tijd in huis?

Buiten mijn collega’s via Skype, zijn dat mijn vriendin, twee (bonus)dochters en onze hond ‘Cooper’. De hond zit het liefst de hele dag naast mij, wachtend op iets lekkers, haha… Soms zitten wij met z’n allen gefocust te werken aan de eettafel, we zijn echt een team! We halen bijvoorbeeld ook om de beurt koffie en thee.

Hoe houd jij jezelf fit?

De ideale ergonomische wereld heeft een verstelbaar bureau, bureaustoel en een los toetsenbord en muis. Dat is thuis niet altijd mogelijk. Als het je niet lukt om een goede werkplek in te richten, is dat natuurlijk super vervelend. Ik zorg daarom altijd dat ik wat vaker opsta en beweeg. Hiermee kunnen al veel klachten voorkomen worden. Bewegen zorgt voor een goede doorbloeding.

Heb je nog tips voor andere ‘thuiswerkers’?

Blijf in beweging! Ik probeer tussen de middag altijd een half uur te wandelen, zo blijf ik fris en blijf ik goed in beweging. Daarnaast geef ik als tip om niet aan je werkplek te lunchen, ga even weg. Geniet ook eens van het zonnetje!

Wie zie jij volgende keer graag geinterviewd worden?

Dat is mijn collega Toine Brouwers van Incassonet in Breda. Ik ben benieuwd hoe hij er bij zit.

De eerste stap bij niet betalende klanten: de aanmaning

Heeft u wel eens last van niet betalende klanten, zelfs na het versturen van betalingsherinneringen? De eerste stap die u zelf kunt zetten, is het versturen van een laatste aanmaning. Een aanmaningsbrief is een schriftelijke berichtgeving die u stuurt voordat er incassokosten in rekening gebracht worden. In deze brief brengt u uw klant (lees: debiteur) op de hoogte van de extra incassokosten die volgen indien hij/zij niet binnen de aangegeven betaaltermijn betaalt.

Eerst herinneren, dan aanmanen

Het is belangrijk om goed contact te onderhouden met uw klanten. Direct een aanmaning sturen met bijkomende (incasso)kosten, draagt niet bij aan de relatie met uw klant en die is natuurlijk het belangrijkste. Daarom raden wij altijd aan om eerst schriftelijk of telefonisch contact op te nemen met het verzoek de openstaande factuur (alsnog) te voldoen. Zo kunt u tegelijkertijd nagaan wat de oorzaak van het niet-betalen is. Als er een reden is (geweest) voor het uitblijven van de betaling, is het verstandig om deze eerst op te lossen voordat u uw klant een betalingsherinnering stuurt. Maar wacht ook niet te lang met het herinneren van uw debiteur. Het is verstandig om standaard een vast aantal dagen, nadat de betalingstermijn van een factuur is verstreken, een betalingsherinnering te sturen. Een periode van maximaal vijf dagen is daarbij een goed uitgangspunt.

Is uw debiteur een consument en wilt u deze een aanmaning versturen, dan dient u de zogenoemde WIK-brief te versturen. De WIK-brief is eigenlijk een laatste aanmaning, speciaal voor consumenten. In de WIK-brief geldt een termijn van 15 dagen na ontvangst, waarin uw debiteur de kans krijgt alsnog de facturen zonder bijkomende incassokosten te voldoen.

In ons volgende blog gaan wij verder in op het versturen van de WIK-brief, maar gaan wij ook in op de eisen die gelden voor het versturen van deze brief.

‘En dan reageren ze ineens wel’

Regelmatig krijgen wij bij Incassonet zaken overgedragen met daarbij de mededeling ‘Ik denk niet dat het iets wordt, want de niet-betalende klant is totaal niet bereikbaar’. Dit soort meldingen triggert ons natuurlijk enorm, want wij weten als geen ander dat sommige debiteuren heel erg goed zijn in verstoppertje spelen.

Kennisgeving richting debiteur

Bij Incassonet starten wij onze incassotrajecten altijd met een sommatie: een brief waarin wij melden dat wij de zaak hebben overgenomen en dat de debiteur vanaf nu ook incassokosten en rente is verschuldigd. De debiteur krijgt zeven dagen de tijd om de vordering te voldoen.

Zoeken en benaderen

Ondertussen gaat een incassospecialist aan de slag met de gegevens van de debiteur. Kunnen we meer telefoonnummers vinden? Is er eventueel een mobiel nummer te traceren? Mocht betaling binnen de gestelde zeven dagen uitblijven, dan gaan we de debiteur benaderen. Omdat wij de sommatie vaak ook direct per aangetekende e-mail versturen kunnen wij zien of deze e-mail is ontvangen en gelezen door de debiteur: erg handige informatie.

En dan reageren ze ineens wel

In de praktijk komt het vaak voor dat een niet-betalende klant na onze eerste brief toch ineens gaat reageren. Vaak omdat ze schrikken van het feit dat er nu een derde (gespecialiseerde) partij bij betrokken is. Dit noemen wij het derdensignaal. Reageert een niet-betalende klant niet uit zichzelf, dan weten wij, door de inzet van verschillende kanalen, de niet-betalende klant uiteindelijk toch wel te bereiken. Door in gesprek te komen weten we meestal tot een goede oplossing in de zaak te komen.

In onze video, welke is uitgezonden op RTL 7, vertellen wij meer over deze vormen van communicatie:

Kabinet komt met incassoregister

Er wordt al langer over gesproken, maar de berichten worden steeds concreter: Het kabinet wil met een incassoregister zorgen voor een gecontroleerde incassomarkt. Ook komt er een meldpunt voor misstanden in de incassomarkt, zo is dinsdag bekendgemaakt.

Uiteraard gaat de media gelijk los met leuzen als ‘malafide incassobureaus aanpakken’, want sensatie scoort. De insteek van de plannen gaat echter veel verder dan dat. De maatregelen maken deel uit van de zogenoemde Brede Schuldenaanpak van het kabinet. In het regeerakkoord was al afgesproken dat er een incassoregister komt. De verwachting is nu dat het register in 2021 in werking treedt.

De incassomarkt ligt al jaren onder vuur. Alhoewel de meeste incassobureaus zich aan de wettelijke richtlijnen houden, zijn er nog steeds incassobureaus die soms te hoge incassokosten berekenen. Ook komt het voor dat zij mensen onder grote druk zetten om hun rekeningen te betalen.

Risico op boetes en schrappen van registratie

Alle incassobureaus zijn straks verplicht zich in te schrijven bij het register. Als de bureaus zich niet aan de regels houden, lopen zij het risico op een boete en het schrappen van de registratie.

Het register moet voorkomen “dat kwetsbare schuldenaren geconfronteerd worden met onjuiste incassopraktijken”. Zij kunnen bovendien naar het nieuwe meldpunt stappen als zij klachten hebben over incassobureaus. Dit wordt de komende maanden ingericht.

Incassonet heeft zich altijd ingespannen om de WIK (Wet incassokosten) voor 100% na te leven. Daarnaast focussen wij ons ook op wat wij noemen ‘Klantvriendelijk incasseren’, zoals uitgelegd in onderstaande video. Als landelijke incasso-organisatie juichen wij de komst van een incassoregister dan ook van harte toe.

Klantvriendelijk incasseren, bestaat dat?

Steeds meer mensen weten de weg naar het incassobureau te vinden, althans zo ervaren wij bij Incassonet. Dit komt omdat het incassobureau lang niet meer wordt gezien als ‘harde hand’ richting niet betalende klanten, maar juist als intermediair om tot een goede oplossing te komen bij non-betaling.

Klantvriendelijke benadering helpt

Incassonet doet er alles aan om persoonlijk met uw debiteur in contact te komen. Persoonlijk contact zorgt namelijk voor betere resultaten en hogere gunning van uw debiteur. Door een klantvriendelijke benadering en een open gesprek met de debiteur kunnen er naar oplossingen worden gezocht en houden alle partijen een beter gevoel over aan de zaak.

Met onderstaande video leggen wij u graag uit hoe wij werken en waarom Incassonet ook u kan helpen met een klantvriendelijke incasso-oplossing.

Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

De meeste ondernemers hebben er geen hekel aan: factureren! Je hebt keurig je werkzaamheden uitgevoerd of je product geleverd. Na levering hoop je natuurlijk betaald te worden.

Een factuur maken kan iedere ondernemer, niet iedere ondernemer doet dit echter foutloos. De Belastingdienst stelt eisen aan jouw factuur. In dit artikel leggen wij je uit waarop je moet letten en welke onderwerpen verplicht zijn op jouw factuur.

Jouw eigen bedrijfsgegevens (verplicht)

  • Bedrijfsnaam
  • Volledige adres (straat, huisnummer + toevoeging, postcode & plaats)
  • BTW-nummer

Algemene gegevens (verplicht)

  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Datum waarop je de producten of diensten geleverd hebt
  • Hoeveelheid en soort geleverde producten/goederen
  • De aard en soort geleverde diensten

Gegevens van jouw klant: (verplicht)

  • Bedrijfsnaam
  • Volledige adres (straat, huisnummer + toevoeging, postcode & plaats)

Overige gegevens: (verplicht)

Voor elk Btw-tarief of vrijstelling moet op de factuur staan:

  • Prijs per stuk of prijs per eenheid, exclusief BTW
  • Het toegepaste Btw-tarief (21%, 6% of 0%)
  • De totale prijs/vergoeding (exclusief BTW)
  • Het BTW bedrag (regelniveau)

Optioneel

In sommige gevallen is het verplicht het BTW-nummer van jouw klant op de factuur te zetten, dit is het geval bij leveringen naar andere EU-landen of bij het verleggen van de BTW.

Betaling en termijnen

Het correct vermelden van betalingstermijnen is een must. In ons volgende blog zullen wij hier verder op in gaan en vertellen wij wat goede offertes en algemene voorwaarden voor invloed kunnen hebben op uw facturatie.