Digitaal factureren, binnenkort verplicht?

Ondernemingen die opdrachten doen in het bedrijfsleven, kunnen het verzoek krijgen om vanaf 18 april 2019 hun factuur elektronisch in te dienen.

Met e-factureren wordt bedoeld rekeningen digitaal sturen en ontvangen, dus niet langer op papier. Rekeningen als pdf naar elkaar mailen is dus al e-factureren.

Voordelen van e-factureren

Onderstaand zijn een paar voordelen genoteerd.

  • Verwerking gaat automatisch, wat het gemakkelijker maakt.
  • Het proces zal sneller gebeuren, dit omdat papierwerk achterwege blijft.
  • Er worden minder fouten gemaakt, het gebeurt niet meer handmatig.
  • Goedkoper, je betaald geen print en portokosten meer
  • Je draagt je steentje bij aan het milieu, minder papierverbruik betekend minder Co2 uitstoot.

Voor uitgebreide informatie kunt u ook terecht op Pianoo. Hier is van alles te vinden hoe u aan de slag kunt met e-factureren. Tevens is er terug te vinden hoe de ontwikkeling heeft plaatsgevonden. Deze website wordt door de overheid aanbevolen aan gemeentes.

Aan welke eisen moet een e-factuur voldoen

Tevens zijn er bij E-facturatie ook bepaalde eisen waar de factuur aan moet voldoen. De eisen zijn zeer vergelijkbaar met die van een reguliere factuur. Maar toch is het net even wat anders.

  • Zowel papieren als elektronische facturen en digitale handtekeningen., dienen 7 jaar te worden bewaard.
  • De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Net als bij papieren facturen moet u digitale facturen kunnen overhandigen als een inspecteur daar bij een controle om vraagt.
  • De factuur moet origineel en rechtschapen zijn (u moet kunnen aantonen dat de factuur door afzender is verstuurd en niet is gewijzigd).
  • Facturen moeten bewaard worden in de vorm waarin deze zijn ontvangen. Een digitale factuur moet dus elektronisch worden opgeslagen;
  • De ontvanger moet akkoord gaan met het feit dat hij/zij een elektronische factuur toegestuurd krijgt. Is deze niet akkoord gegaan met het ontvangen van een elektronische factuur? Dan mag de e-factuur worden geweigerd.
  • Op een factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan

Advies van de overheid

Ook raad de overheid aan om de volgende stappen te volgen om e-factureren succesvol te implementeren.

  • Stel een projectleider aan
  • Maak een projectplan
  • Informeer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden
  • Analyseer de impact op uw administratieve proces
  • Maak budget vrij
  • Betrek de OR bij uw plannen
  • Communiceer uw plan intern maar ook extern (crediteuren!)
  • Voer het plan uit.

Kabinet komt met incassoregister

Er wordt al langer over gesproken, maar de berichten worden steeds concreter: Het kabinet wil met een incassoregister zorgen voor een gecontroleerde incassomarkt. Ook komt er een meldpunt voor misstanden in de incassomarkt, zo is dinsdag bekendgemaakt.

Uiteraard gaat de media gelijk los met leuzen als ‘malafide incassobureaus aanpakken’, want sensatie scoort. De insteek van de plannen gaat echter veel verder dan dat. De maatregelen maken deel uit van de zogenoemde Brede Schuldenaanpak van het kabinet. In het regeerakkoord was al afgesproken dat er een incassoregister komt. De verwachting is nu dat het register in 2021 in werking treedt.

De incassomarkt ligt al jaren onder vuur. Alhoewel de meeste incassobureaus zich aan de wettelijke richtlijnen houden, zijn er nog steeds incassobureaus die soms te hoge incassokosten berekenen. Ook komt het voor dat zij mensen onder grote druk zetten om hun rekeningen te betalen.

Risico op boetes en schrappen van registratie

Alle incassobureaus zijn straks verplicht zich in te schrijven bij het register. Als de bureaus zich niet aan de regels houden, lopen zij het risico op een boete en het schrappen van de registratie.

Het register moet voorkomen “dat kwetsbare schuldenaren geconfronteerd worden met onjuiste incassopraktijken”. Zij kunnen bovendien naar het nieuwe meldpunt stappen als zij klachten hebben over incassobureaus. Dit wordt de komende maanden ingericht.

Incassonet heeft zich altijd ingespannen om de WIK (Wet incassokosten) voor 100% na te leven. Daarnaast focussen wij ons ook op wat wij noemen ‘Klantvriendelijk incasseren’, zoals uitgelegd in onderstaande video. Als landelijke incasso-organisatie juichen wij de komst van een incassoregister dan ook van harte toe.

Klantvriendelijk incasseren, bestaat dat?

Steeds meer mensen weten de weg naar het incassobureau te vinden, althans zo ervaren wij bij Incassonet. Dit komt omdat het incassobureau lang niet meer wordt gezien als ‘harde hand’ richting niet betalende klanten, maar juist als intermediair om tot een goede oplossing te komen bij non-betaling.

Klantvriendelijke benadering helpt

Incassonet doet er alles aan om persoonlijk met uw debiteur in contact te komen. Persoonlijk contact zorgt namelijk voor betere resultaten en hogere gunning van uw debiteur. Door een klantvriendelijke benadering en een open gesprek met de debiteur kunnen er naar oplossingen worden gezocht en houden alle partijen een beter gevoel over aan de zaak.

Met onderstaande video leggen wij u graag uit hoe wij werken en waarom Incassonet ook u kan helpen met een klantvriendelijke incasso-oplossing.